7 ключових етапів процесу підбору персоналу

Кожна компанія регулярно стикається із завданням підбору персоналу. Навіть за умови сприятливого психологічного клімату в колективі природних причин плинності кадрів не уникнути. Співробітники можуть змінювати місце роботи через стан здоров'я, переїзд, інші сімейні обставини.

Процес відбору є тривалою і складною процедурою, під час якої необхідно врахувати корпоративні потреби, бажаний профіль позиції, особливості вже сформованого колективу і безліч інших факторів.

Успішне завершення найму залежить від коректності кожного етапу процесу підбору персоналу. Наприклад, попередня підготовка процесу рекрутингу відіграє не менш важливу роль для найму у розвитку компанії, ніж підсумкова звітність.

Давайте детальніше розглянемо кожен із етапів.

Важливість процесу підбору персоналу у компанії
Докладніше про етапи підбору персоналу
Виявлення та аналіз потреби у процесі добору персоналу
Визначення профілю кандидата
Підбір персоналу до процесу відбору
Прийом заявок від кандидатів у процесі підбору персоналу
Попередній відбір кандидатів
Безпосередньо відбір персоналу
Ухвалення рішення про завершальний етап процесу відбору
Як ефективно керувати процесом рекрутингу?

Важливість процесу підбору персоналу у компанії

Думка про те, що процедура відбору персоналу вимагає лише від кандидатів докладання максимальних зусиль є давно застарілим міфом.

Представники компанії, зокрема, керівник, HRD та рекрутери повинні розуміти, що від їхніх дій залежить не лише успішне закриття поточної вакансії, а й бренд роботодавця загалом. Згідно з дослідженням LinkedIn, 75% претендентів шукають інформацію про компанію і хочуть знати про неї більше, перш ніж відгукнутися. З'ясуйте, чим відрізняється ваша компанія від інших та вкажіть це у всіх комунікаціях.

За даними TalentLyft, 97% кандидатів, які отримали гарне враження від процесу найму в компанії, порекомендують її іншим. А половина з них ще й напише похвалу у соцмережах. Тому залучення та утримання найкращих із наявних талантів сьогодні — це без перебільшення майбутнє бізнесу.

У той же час незадовільне закриття навіть однієї вакансії може призвести до втрати компанією часу та грошей. Згідно з дослідженням Департаменту праці США, вартість помилки при наймі становить 30% від зарплати співробітника за рік. Крім того, в колективі може бути знижено продуктивність праці або мотивацію, створено некомфортну робочу атмосферу.

Система відбору персоналу повинна гарантувати, що новий співробітник підійде організації з hard&soft skills, а нова компанія — підійде йому. Тільки взаємовключення під час співпраці матиме цінність.

При цьому у жодному разі не можна допускати “перекосу”: досвід, талант, навички залежно з посади як і важливі, як емоційний інтелект, особистість, ставлення, здатність адаптації чи соціальні навички.

Звичайно ж, помилку при закритті вакансії може припустити кожен рекрутер чи керівник. Важливо пам'ятати про 7 найбільш поширених помилок, які так чи інакше зведуть нанівець ефективність навіть ідеального алгоритму відбору персоналу. До них відносять:

• відсутність точного та чесного опису вакансії;
• використання тільки одного виду набору (наприклад, лише зовнішнього або внутрішнього);
• ігнорування технічної співбесіди та hard skills, якими повинен мати претендент;
• відмова "занадто кваліфікованим" (overqualified) претендентам;
• затягування процесу найму через очікування ідеального кандидата чи навпаки, надто поспішний найм;
• орієнтування виключно на рекомендації чи навпаки, їхнє повне ігнорування;
• зациклювання на колишньому досвіді роботи спеціаліста та не створення відповідних умов для його зростання.

Докладніше про етапи підбору персоналу

Ми вже згадували, що алгоритм процесу підбору персоналу включає сім кроків, які в процесі найму послідовно проходить кожна компанія. Перейдемо до їхнього розгляду.

1. Виявлення та аналіз потреби у процесі добору персоналу

Перед тим, як розпочати пошук співробітника для нової позиції, важливо відповісти на запитання «Чому ми збираємося розпочати процес підбору персоналу?».

Керівнику кожного відділу кадрів саме з нього варто розпочинати проходження етапів закриття вакансії. Розширення штату співробітників ніколи не може бути необґрунтованим чи неаргументованим. Чисельне зростання персоналу не має бути самоціллю, воно потрібно для закриття потреб бізнесу.

Якщо на даному етапі розвитку компанія не може дозволити собі найняти нового співробітника або ефект, який він повинен мати в колективі, сумнівний і не відповідає поставленим тактичним цілям, найм краще відкласти. В іншому випадку необхідно приступити до наступного кроку.

2. Визначення профілю кандидата

Процес рекрутингу важко уявити без створення вичерпного профілю кандидата. Адже перед тим, як оголосити пошук, необхідно визначитися з тим, а кого ми шукаємо. Для керівництва компанії може бути важливо, щоб:

• співробітник був різнобічним і виконував відразу кілька функцій або був дуже досвідченим в одному вузькому секторі;
• був професіоналом чи навпаки, тільки починав свій шлях у професії;
• мав ідеальне резюме або відмінні рекомендації;
• говорив кількома мовами на рівні, достатньому для усного спілкування, або міг похвалитися рівнем просунутим рівнем англійської.

Зрозуміло, фахівця необхідно своєю чергою також чимось зацікавити. Його мотивація також частина профілю. Пам'ятайте, що переваги співпраці з вами мають бути насамперед правдивими. Це може бути:

• робота у відомій, стабільній на ринку компанії;
• робота в компаніях, що швидко розвиваються;
• робота у команді кваліфікованих спеціалістів;
• можливості кар'єрного зростання;
• конкурентоспроможний компенсаційний пакет тощо.

Якщо ми не знаємо, кого шукаємо, то знайти таку людину буде складно. Тільки після складання профілю кандидата можна переходити безпосередньо до наступного кроку – добору претендентів.

3. Підбір персоналу до процесу відбору

Приступаючи до процесу підбору персоналу, відповідальні за рекрутинг у компанії мають дві відмінні альтернативи для пошуку кращих фахівців. З одного боку, вони можуть вибрати так званий пасивний набір, який в основному полягає в тому, що сама компанія зв'язується з професійними профілями, розміщеними у відкритому доступі, які їх найбільше цікавлять.

Під час активного набору компанія розміщує вакансію та здобувачі самостійно звертаються до компанії.

Традиційно вважається, що процес пошуку та порівняння претендентів під час пасивного набору простіше. Найкращий результат зазвичай дає поєднання двох методів, хоч і забирає значно більше часу.

4. Прийом заявок від кандидатів у процесі добору персоналу

Якщо розміщена вакансія є досить привабливою, відділу кадрів не знадобиться багато часу перед очікуванням потоку заявок. Для їхньої коректної обробки знадобиться надійний контактний канал (рекрутер або рекрутери, які відповідають за процес позики).

Зрозуміло, процес прийому заявок має бути прозорим та швидким. Згідно з опитуванням CareerBuilder, 60% кандидатів не відгукнуться на вакансію, яка їх зацікавила, якщо процес буде надто довгим і затягнутим.

5. Попередній відбір кандидатів

Ось і ми підійшли до однієї з найчутливіших фаз процесу відбору. Під час її проходження розумно керуватися відповіддю на запитання «За якими критеріями ми скорочуємо кількість кандидатів, щоб полегшити їхню ретельну оцінку?».

На основі характеристик ідеального профілю найменш відповідні претенденти будуть зняті з розгляду. Вже цьому етапі розумно використовувати як професійне тестування, і всілякі види для скринінгу особистості. Звичайно ж, цікавитись знаком зодіаку кандидата — це перебір, але враховувати рівень емоційного інтелекту майбутнього співробітника досить розумно.

6. Безпосередньо відбір персоналу

Результатом попереднього відбору персоналу є ретельно відібране коло кандидатів, які, як передбачається, по-різному підходять для оголошеної посади. Наступним кроком у процесі відбору буде їхня серйозніша перевірка.

Важливо, щоб кожен претендент отримав своєчасну відповідь від компанії, навіть якщо це буде відмова. За даними CareerBuilder, 84% кандидатів очікують особистої відповіді електронною поштою. Але 52% роботодавців дають фідбек менше, ніж половині претендентів.

Співбесіда, як і раніше, залишається найбільш поширеною процедурою при прийомі на роботу. Останнім часом вона поступається першістю, адже оцінити технічну сторону кандидата дозволяє резюме чи тестове завдання. На перше місце виходить інтерв'ю з компетенцій, що дозволяє оцінити рівень ефективності кандидата в різних ситуаціях.

На відміну від ситуаційного (кейс) інтерв'ю, коли кандидату проектується гіпотетична ситуація та пропонується змоделювати свою поведінку, інтерв'ю з компетенцій оцінює лише його реальний досвід. Грамотно підібрані питання для інтерв'ю дозволяють сформувати повну думку про співробітника, дізнавшись його з різних боків. Причому самі питання мають бути поведінковими, пов'язаними з компетенціями, що перевіряються.

7. Ухвалення рішення про завершальний етап процесу відбору

Фахівці, які відповідають за оцінку заявок та проведення відповідних співбесід, отримують дуже приблизне уявлення про те, що може запропонувати кожен претендент. Однак для того, щоб остаточне рішення було максимально об'єктивним, доцільно підготувати низку звітів про процес відбору із зазначенням сильних та слабких сторін кожного кандидата.

Саме завдяки ним відбувається остаточне рішення щодо підбору персоналу.

Як ефективно керувати процесом рекрутингу?

Неможливо не визнати, що автоматизація вже давно та успішно впливають на ринок робочої сили. Представники близько 72% компаній визнають — у найближчі 10 років більшість рекрутингових процесів буде автоматизовано. Завдяки цьому матеріальні витрати на найм скоротяться до 17%, а витрати часу рекрутерів — на 26%.

Завдяки автоматизованим системам (зокрема, ATS від HURMA) вже сьогодні можна автоматизувати:

• мультирозміщення вакансій завдяки інтеграції з job-порталами;
• первинний збір даних у соцмережах, організація сорсингу та соціального рекрутингу;
• пошук за базою даних кандидатів і, як наслідок, прискорення обробки резюме;
• масові дії, включаючи повноцінний e-mail маркетинг та багато іншого.

Наприклад. рекрутер може переглянути статистику з вакансій, а також побачити з якого каналу пошуку прийшов кандидат.

У розділі «Воронка рекрутингу» міститься інформація про кількість кандидатів на кожній стадії найму. Завдяки цьому рекрутер або HR може проаналізувати скільки фахівців доходить до того чи іншого етапу та зробити висновки.

На зручній Kanban-дошці відображаються усі кандидати. Після потрапляння до системи кандидат отримує статус «Новий», а рекрутер може змінювати його статус, відповідно до етапу найму.

Використовуючи Kanban-дошку, рекрутер може провести кандидата по всіх етапах вирви від відгуку на вакансію до прийому на роботу.

У прийнятті рішень HR-відділу допоможе впроваджений модуль рекрутингової аналітики та data-driven підхід. Зокрема, завдяки цьому можна визначити:

• skills gap — розрив у тих навичках, які критичні для конкретної компанії;
• аналіз потреби у конкретних функціях, ролях, фахівцях — чи потрібна конкретній компанії конкретна вакансія;
• ефективність пошуку кадрів у різних каналах: де знайшли кращих, як знайти ще більше таких же профі;
• аналіз попиту та пропозиції на ринку за категоріями кандидатів.

Важливий момент, який став мало не окремим трендом: весь цей збір даних потребує серйозного юридичного захисту персональних даних. HRM система HURMA гарантує вирішення цього питання.

До речі, у абревіатури CRM з'явилося ще одне значення – Candidate relationship management (CRM). Це ціла система вибудовування взаємин із поточними та майбутніми кандидатами. Вона може включати знайомство з політикою та цінностями компанії, підтримання контакту та залучення співробітників.

All-in-one у HURMA system допоможе з вирішенням даних завдань, а значить, ймовірність, що новий професіонал у вашому колективі надовго зросте у багато разів.